Commander les vacances au camping des salariés : mode d’emploi du CE (2)

Dans un premier article, Michel, élu du CE dans la société Bienoboulo, a sélectionné une offre de location en camping pour les vacances 2018. Quelle formule choisir et comment réserver à présent ?

gestion budget ASC vacances CELa commission « vacances » du comité d’entreprise a opté pour un offre de location de mobil-homes en camping parmi les prestataires sélectionnés par Michel, en charge de cette mission.
Michel avait le choix entre trois formules : l’achat de plusieurs semaines consécutives, un bouquet de semaines à utiliser dans une période donnée ou des réservations au coup par coup. Il a choisi une partie en linéaire – pour laquelle il a versé un acompte – et l’autre partie au coup par coup.

Communiquer auprès des salariés

Les salariés doivent à présent être informés de ces offres. L’opérateur a fourni à Michel un « kit communication » qui comprend des mails, un accès au catalogue en ligne, des affichettes et de nombreuses brochures papier pour que les salariés fassent leur choix tranquillement et attentivement. En effet, les insatisfactions sont trop souvent dues à un choix de départ mal orienté.

Pour l’achat des linéaires, les salariés ont reçu de la part du comité d’entreprise, un bulletin d’inscription où ils inscrivent leur nom, la semaine et la destination qu’ils souhaitent. Au local du CE, ils viennent le déposer, valider leur réservation auprès de Michel et régler tout ou partie de leur commande. Michel alerte régulièrement les retardataires par e-mail car pour avoir le maximum de choix dans les disponibilités, mieux vaut réserver avant fin décembre.

S’organiser pour bien gérer les réservations et les paiements

Consciencieux, Michel crée un tableur des réservations collectées, qu’il envoie au professionnel. Il avait aussi la possibilité de réserver directement à partir du site internet de l’agence. L’opérateur lui retourne alors les bons d’échanges que chaque salarié devra remettre à l’accueil du camping.

Le comité d’entreprise et le contrat avec l’opérateur de vacances

Pour les réservations au coup par coup, le comité d’entreprise a conclu une convention et un tarif encadré avec l’agence de voyages. Michel a juste eu à envoyer à tous les salariés un message qui leur explique la formule et leur donne accès, sur le site internet, à la promotion qui leur est réservée. Si la formule « coup par coup » ne garantit pas la disponibilité des semaines, elle a pour avantages de décharger Michel de la tâche de réservation et dispense le comité d’entreprise d’avancer les frais.

Personne n’est parfait et des réservations peuvent se faire jusqu’au dernier moment : Michel est toujours sur le pont et le centre d’appel de l’opérateur reste à sa disposition pour lui répondre en cas d’urgence.

Rendez-vous en janvier pour le troisième et dernier épisode des aventures-conseils de Michel : « L’accueil et le SAV du salarié vacancier ». En attendant, à vous de préparer les prochaines vacances des salariés !

Philippine Arnal-Roux

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